NEPROFITNE ORGANIZACIJE-BLAGAJNIČKO POSLOVANJE
Blagajničko poslovanje nije detaljno uređeno propisima o neprofitnom računovodstvu, stoga svaka neprofitna organizacija taj segment poslovanja treba urediti za sebe.
Za neprofitne organizacije obveznice vođenja dvojnog knjigovodstva, Zakon je u čl. 14. st. 1. i 2. al. 3. propisao da su za potrebe praćenja i nadzora poslovanja gotovim novcem, obvezne voditi knjigu (dnevnik) blagajni (kunsku, deviznu, porto i druge) kao pomoćne knjige. Isto tako, za neprofitne organizacije koje vode jednostavno knjigovodstvo, Zakon je u čl. 13. propisao obvezno vođenje knjige blagajne, uz ostale propisane poslovne knjige.
Neprofitne organizacije koje raspolažu s gotovim novcem (primaju uplate gotovog novca i plaćaju gotovim novcem) moraju takve uplate i isplate dokumentirati (sastavljati odgovarajuće knjigovodstvene isprave – blagajničke uplatnice, blagajničke isplatnice i blagajnički izvještaj) i evidentirati u poslovnim knjigama, putem blagajne.
- Ograničenja i zabrane u plaćanju gotovim novcem
Neprofitne organizacije jednako kao i druge pravne i fizičke osobe koje u svom poslovanju primaju i/ ili obavljaju plaćanja gotovim novcem moraju voditi računa o mogućnostima te ograničenjima i zabrani u plaćanju gotovim novcem.
Prema čl. 55. Zakona o SPNiFT, pravna ili fizička osoba koja obavlja registriranu djelatnost u RH ne smije primiti naplatu ili obaviti plaćanje u gotovini u vrijednosti od 75.000,00 kn i većoj. Navedeno ograničenje vrijedi i u slučaju ako se naplata ili plaćanje obavlja u više međusobno očigledno povezanih gotovinskih transakcija u vrijednosti od 75.000,00 kn i većoj.
Poslovni subjekt koji u Jedinstvenom registru računa ima oznaku blokade računa, odnosno zabranu raspolaganja oročenim novčanim sredstvima ne smije plaćati gotovim novcem i/ili zadržati gotov novac u blagajni.
Fizičkim osobama koje obavljaju samostalnu djelatnost iz čl. 29. Zakona o PDOH-u (obrtnicima, poljoprivrednicima) navedena tijela i organizacije mogu izvršiti isplate u gotovu novcu do 5.000,00 kn po jednom računu.
- Obveznici fiskalizacije
Neprofitne organizacije, sukladno odredbama Zakona o fiskalizaciji, smatraju se obveznicima fiskalizacije samo ako su obveznice poreza na dobit i to samo za (dio) djelatnosti za koju su obveznice poreza na dobit.
Prema čl. 28. st. 3. Zakona o fiskalizaciji, obveznik fiskalizacije može plaćati gotovim novcem drugom obvezniku fiskalizacije za nabavu proizvoda i usluga do iznosa od 5.000,00 kn po jednom računu, ako drugačije nije propisano posebnim poreznim propisom.
- Organizacija blagajničkog poslovanja i vrste blagajni
Blagajničko poslovanje obavlja se putem jedne ili više blagajni, i to:
- glavne blagajne,
- blagajne prema područjima djelovanja (blagajna članarina, blagajna knjižnice, blagajna ulaznica, blagajna za školarine, blagajna suvenirnice, blagajna ugostiteljskog objekta i dr.),
- porto blagajne,
- blagajne vrijednosnica,
- devizne blagajne i dr.
Glavna blagajna ima središnje mjesto u blagajničkom poslovanju, a obavlja sve blagajničke poslove (ako je jedina blagajna neprofitne organizacije) ili samo jedan dio blagajničkih poslova (ako neprofitna organizacija ima ustrojene i pomoćne blagajne).
Pomoćne blagajne obavljaju samo dio blagajničkog poslovanja.
Porto blagajna ustrojava se za podmirenje poštanskih troškova. Gotov novac u porto blagajnu uplaćuje se iz glavne blagajne ili izravno podizanjem sa žiro računa, a njime se dalje plaćaju troškovi poštarine (tj. nabavljaju poštanske marke).
Devizna blagajna služi za poslovanje sa stranom gotovinom i čekovima. Za svaku stranu valutu (EUR, dolare, švicarski franak i dr.) vodi se zasebna devizna blagajna.
Blagajne članarina, donacija, ulaznica, knjižnice, suvenirnice, ugostiteljskog objekta i drugih područja djelovanja (u nastavku: blagajne organizacijske jedinice) ustrojavaju se za uplate članarina, donacija odnosno utrška od prodaje proizvoda i usluga. Utržak se sastoji od gotovog novca i slipova po platnim karticama.
- Procedure o blagajničkom poslovanju
Procedurom o blagajničkom poslovanju neprofitna organizacija trebala bi urediti:
- način obavljanja blagajničkog poslovanja,
- blagajničke isprave i drugu dokumentaciju temeljem koje se obavljaju uplate i isplate iz blagajne, podizanje i polaganje gotovog novca s/na račun u banci,
- vođenje i zaključivanje blagajne,
- blagajnički maksimum,
- opis poslova, odgovornost i ovlasti blagajnika,
- nadzor nad blagajničkim poslovanjem i
- druge aktivnosti vezane uz promet gotovim novcem
Neprofitna organizacija koja je obveznik fiskalizacije dužna je donijeti (imati) interni akt u skladu s odredbama Zakona o fiskalizaciji i u njemu propisati: ▶ popis poslovnih prostora te dodijeljene oznake poslovnih prostora ▶ način numeriranja računa, te ▶ oznake operatera na naplatnim uređajima i povezati ih s OIB-om operatera.
Interni akt mora se predočiti za potrebe poreznog nadzora.
Tko može voditi blagajničko poslovanje važećim propisima koji uređuju poslovanje neprofitnih organizacija i poslovanje gotovim novcem nije propisano. Blagajnik je radnik koji prima, čuva i isplaćuje gotov novac i vodi brigu o cjelokupnom poslovanju blagajne. Kako je poslovanje gotovim novcem vrlo osjetljivo i rizično područje, imenovanju osobe koja će obavljati poslove blagajnika, treba posvetiti osobitu pozornost.
Za neprofitne organizacije blagajnički maksimum nije propisan (osim u slučaju ako je neprofitna organizacija obveznik fiskalizacije). Visinu blagajničko maksimuma neprofitne organizacije određuje zakonski zastupnik sam vodeći računa o potrebama i uvjetima i mogućnosti čuvanja (sigurnosti) gotovog novca.
Neprofitna organizacija koja obavlja gospodarsku djelatnost po osnovi koje se smatra obveznikom poreza na dobit a time i obveznikom fiskalizacije, dužna je visinu blagajničkog maksimuma za dio poslovanja za koji se smatra obveznikom fiskalizacije odrediti u visini propisanoj za obveznike fiskalizacije, u skladu s čl. 41.f Pravilnika o fiskalizaciji u prometu gotovinom.
- Knjiga blagajne i blagajničke isprave
Knjiga blagajne je pomoćna poslovna knjiga u kojoj se evidentiraju transakcije u gotovom novcu, stranoj gotovini i drugim sredstvima plaćanja te vrijednosnice (poštanske marke, takse i dr.).
Sastavni dio knjige blagajne su blagajnički izvještaji (dnevnik). Blagajnički izvještaj je zbirna isprava u koju se kronološkim redom upisuju sve uplatnice i isplatnice ispostavljene u razdoblju za koje se vodi blagajnički izvještaj.
Knjiga blagajne sadrži najmanje sljedeće podatke:
- redni broj,
- datum,
- broj i oznaku knjigovodstvene isprave,
- opis poslovne promjene i
- iznos gotovinske novčane transakcije.
Blagajnički izvještaj može sadržavati i druge podatke, primjerice: specifikaciju novca po apoenima, broj priloga, konto knjiženja i dr.
Blagajničke isplatnice i uplatnice moraju biti takve da se iz njih nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njihova sastavljanja i materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka uplate odnosno isplate. Sadržaj blagajničkih uplatnica i isplatnica nije propisan.
Vjerodostojnost uplatnica i isplatnica svojim potpisima potvrđuju blagajnik i uplatitelj odnosno primatelj novca.
Uplatnice i isplatnice mogu se sastavljati ručno ili kao elektronički zapis.
Blagajničke isprave moraju se sastavljati na mjestu i u trenutku nastanka uplate odnosno isplate iz blagajne.
Kod ispostavljanja blagajničkih isprava treba voditi računa da:
- na ispravi bude jasno vidljiva svrha uplate/isplate,
- su isprave potpisane,
- su imena i potpisi blagajnika i uplatitelja odnosno isplatitelja jasno vidljivi.
Isplate iz blagajne moraju se obavljati na temelju odobrenja za isplatu koje daje zakonski zastupnik neprofitne organizacije (ili osoba koju on ovlasti), a na temelju vjerodostojne dokumentacije.
Knjiga blagajne i blagajničke isprave čuvaju se najmanje sedam godina.
- Višak i manjak novca u blagajni
Ako je kontrolom blagajne ustanovljeno veće stanje novca od stanja iskazanog u blagajničkom izvještaju, razlika novca je blagajnički višak.
Za kontrolom utvrđeni blagajnički višak odnosno manjak novca sastavlja se zapisnik.
Za utvrđeni višak novca zadužuje se blagajna, ispostavlja se blagajnička uplatnica i ista evidentira u blagajničkom izvještaju u stupcu “Primitak”.
Ako je kontrolom blagajne ustanovljeno stanje novca manje od stanja iskazanog u blagajničkom izvještaju, razlika novca je blagajnički manjak.
Za utvrđeni manjak novca u blagajni, ispostavlja se blagajnička isplatnica i ista upisuje u blagajničkom izvještaju u stupac “Izdatak”.