BLAGAJNIČKO POSLOVANJE
Prema čl. 7. st. 3. Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu , za potrebe praćenja i nadzora poslovanja gotovim novcem i drugim vrijednosnicama, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, proračunski i izvanproračunski korisnici obvezni su voditi knjigu (dnevnik) blagajne kao pomoćnu knjigu.
Iz Uredbe o sastavljanju i predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila2 , odnosno pitanja 26. Upitnika o fiskalnoj odgovornosti za sve obveznike Uredbe proizlazi obveza donošenja procedure blagajničkog poslovanja u kojoj trebaju biti definirane sve aktivnosti vezane uz promet gotovim novcem. Proračun, proračunski i izvanproračunski korisnici, ali i druge pravne i fizičke osobe koje u svom poslovanju primaju i/ili obavljaju plaćanja gotovim novcem moraju voditi računa o mogućnosti te ograničenjima i zabrani u plaćanju gotovim novcem.
1. Ograničenja i zabrane u plaćanju gotovim novcem
Prema čl. 55. Zakona o SPNiFT, pravna ili fizička osoba koja obavlja registriranu djelatnost u RH ne smije primiti naplatu ili obaviti plaćanje u gotovini u vrijednosti od 75.000,00 kn i većoj. Navedeno ograničenje vrijedi i u slučaju ako se naplata ili plaćanje obavlja u više međusobno očigledno povezanih gotovinskih transakcija u vrijednosti od 75.000,00 kn i većoj. Ograničenje se ne primjenjuje na priređivače igara na sreću. Navedeno ograničenje primjenjuje se na plaćanja i naplate u kunama (i lipama), dok se na plaćanja/naplatu u stranoj gotovini u RH primjenjuju odredbe propisa o deviznom poslovanju.
Poslovni subjekt koji u Jedinstvenom registru računa ima oznaku blokade računa, odnosno zabranu raspolaganja oročenim novčanim sredstvima ne smije plaćati gotovim novcem i/ili zadržati gotov novac u blagajni (čl. 15. Zakona o provedbi ovrhe na novčanim sredstvima i čl. 28. st. 5. Zakona o fiskalizaciji).
1.1. Plaćanje fizičkim osobama
Tijela državne uprave i sudbene vlasti te druga državna tijela i službe jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, zavodi, neprofitne organizacije i poduzetnici mogu obveznicima poreza na dohodak, odnosno fizičkim osobama izvršiti isplatu u gotovu novcu do 5.000,00 kn po jednom računu.
Sve ostale isplate prema fizičkim osobama moraju se obavljati na žiro račun odnosno tekući račun fizičke osobe, sukladno čl. 92. st. 1. i st. 2. Pravilnika o PDOH-u.
1.2. Obveznici fiskalizacije
Za obveznike fiskalizacije Zakon o fiskalizaciji propisuje dodatno ograničenje u plaćanju gotovim novcem. Proračunski i izvanproračunski korisnici, sukladno odredbama Zakona o fiskalizaciji, smatraju se obveznicima fiskalizacije samo ako su obveznici poreza na dobit i to samo za (dio) djelatnosti za koju su obveznici poreza na dobit. Prema čl. 28. st. 3. Zakona o fiskalizaciji, obveznik fiskalizacije može plaćati gotovim novcem drugom obvezniku fiskalizacije za nabavu proizvoda i usluga do iznosa od 5.000,00 kn po jednom računu, ako drugačije nije propisano posebnim poreznim propisom.
2. Organizacija blagajničkog poslovanja i vrste blagajni
Organizacija blagajničkog poslovanja ovisi o djelatnosti i načinu poslovanja, obujmu i učestalosti uporabe gotovog novca, udaljenosti i razdvojenosti pojedinih organizacijskih dijelova koji posluju gotovim novcem i drugim čimbenicima. Ako proračunski korisnik ima veći obujam transakcija gotovim novcem i/ili drugim vrijednosnicama ustrojiti će više blagajni. Ako se poslovanje gotovim novcem obavlja u manjem opsegu, u kunama i na jednoj lokaciji ustrojiti će samo jednu blagajnu. Tako se u praksi blagajničko poslovanje obavlja putem jedne ili više blagajni, i to:
- glavne blagajne,
- blagajne organizacijskih jedinica: blagajna ulaznica, blagajna za školarine, blagajna knjižnice, blagajna suvenirnice i dr.,
- porto blagajne,
- blagajne vrijednosnica,
- devizne blagajne i dr.
2.1. Naplata dobara i usluga u gotovom novcu
Proračunski korisnici poput muzeja, nacionalnih parkova i drugih ustanova, koji isporuku dobara i/ili obavljanje usluga naplaćuju u gotovini, sukladno čl. 62. st. 4. Općeg poreznog zakona, obvezni su promet iskazivati potpuno, točno, pravodobno i uredno putem naplatnih uređaja ili na drugi odgovarajući način. Evidencije o dnevnom gotovinskom prometu moraju se voditi na mjestu na kojem se ti primici ostvaruju i u svakom trenutku moraju biti dostupne poreznom tijelu u postupku poreznog nadzora (čl. 66. st. 6. OPZ-a).
2.2. Procedura blagajničkog poslovanja
Proračunski i izvanproračunski korisnici obvezni su donijeti proceduru blagajničkog poslovanja, te u njoj urediti:
- način obavljanja blagajničkog poslovanja,
- blagajničke isprave i drugu dokumentaciju temeljem koje se obavljaju uplate i isplate iz blagajne, podizanje i polaganje gotovog novca s/na račun u banci,
- vođenje i zaključivanje blagajne,
- blagajnički maksimum,
- opis poslova, odgovornost i ovlasti blagajnika,
- nadzor nad blagajničkim poslovanjem i
- druge aktivnosti vezane uz promet gotovim novcem.
2.3. Blagajnički maksimum
Blagajnički maksimum je najviši iznos gotovog novca koji se može zadržati u blagajni na kraju radnog dana. Iznos gotovog novca iznad visine blagajničkog maksimuma na kraju dana (ili najkasnije sljedeći dan) polaže se na transakcijski račun u banci.
Prema Uputi Ministarstva financija, proračunski korisnici koji posluju preko jedinstvenog računa državne riznice mogu u blagajni držati najviše 5.000,00 kn.
Za ostale proračunske korisnike i proračune visina blagajničkog maksimuma nije propisana, te je proračunski korisnik (čelnik) određuje sam vodeći računa o potrebama i uvjetima sigurnosti gotovog novca. Ako je proračunski korisnik obveznik fiskalizacije, visinu blagajničkog maksimuma za dio poslovanja za koji se smatra obveznikom fiskalizacije određuje sukladno čl. 29. st. 2. Zakona o fiskalizaciji. Kriterij za određivanje blagajničkog maksimuma obveznika fiskalizacije je veličina obveznika fiskalizacije sukladno odredbama Zakona o poticanju razvoja malog gospodarstva. Temeljem toga kriterija obveznik fiskalizacije može odrediti blagajnički maksimum najviše u iznosu od:
- mikro subjekt 10.000,00 kn
- mali subjekt 30.000,00 kn
- srednji subjekt 50.000,00 kn
- 100.000,00 kn (odnosno do 15.000,00 kn po pojedinom poslovnom prostoru) ako prelazi kriterije za malo gospodarstvo.
3. Knjiga blagajne i blagajničke isprave
Knjiga blagajne je pomoćna poslovna knjiga u kojoj se evidentiraju transakcije u gotovom novcu, stranoj gotovini i drugim sredstvima plaćanja te vrijednosnice (poštanske marke, takse i dr.). Knjiga blagajne vodi se za svaku proračunsku (kalendarsku) godinu, otvara se na početku proračunske godine (ili danom osnivanja) i zaključuje na kraju proračunske godine. Sastavni dio knjige blagajne su blagajnički izvještaji (dnevnik).
Blagajnički izvještaj je zbirna isprava u koju se kronološkim redom upisuju sve uplatnice i isplatnice ispostavljene u razdoblju za koje se vodi blagajnički izvještaj. Blagajnički izvještaji (stranice knjige blagajne) su numerirani, a zaključuju se ovisno o obujmu poslovanja s gotovim novcem i blagajničkom maksimumu dnevno, tjedno, mjesečno ili za drugo razdoblje sukladno odluci čelnika. Stanje novca na kraju razdoblja za koje se izvješće sastavlja prenosi se u sljedeći blagajnički izvještaj kao početno stanje. Sadržaj i oblik knjige blagajne (blagajničkog izvještaja) nije propisan, no iz dugogodišnje prakse u blagajničkom poslovanju proizlazi da bi isti trebao sadržavati sljedeće podatke:
- redni broj,
- razdoblje za koje se sastavlja,
- datum uplate ili isplate,
- broj uplatnice ili isplatnice,
- opis poslovnog događaja,
- iznos primitka – uplate,
- iznos izdatka – isplate,
- zaključak blagajničkog izvještaja, tj. promet blagajne određenog razdoblja, ukupni primitak i izdatak, stanje blagajne na početku i na kraju razdoblja za koje se izvješće sastavlja,
- potpis blagajnika i osobe ovlaštene za kontrolu (likvidatora).
Blagajnički izvještaj može sadržavati i druge podatke, primjerice: specifikaciju novca po apoenima, broj priloga, konto knjiženja i dr.
Blagajničke isplatnice i uplatnice moraju biti takve da se iz njih nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njihova sastavljanja i materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka uplate odnosno isplate.
Blagajničke isprave moraju se sastavljati na mjestu i u trenutku nastanka uplate odnosno isplate iz blagajne.
Kod ispostavljanja blagajničkih isprava treba voditi računa da:
- na ispravi bude jasno vidljiva svrha uplate/isplate,
- su isprave potpisane,
- su imena i potpisi blagajnika i uplatitelja odnosno isplatitelja jasno vidljivi,
- se isplate gotovine obavljaju samo na temelju pisanog naloga danog od strane ovlaštene osobe,
- se pogrešno napisan podatak ne smije brisati ili prepravljati.
Ako je na blagajničkoj ispravi pogrešno upisan podatak, neispravnu ispravu treba poništiti (stornirati) precrtavanjem s dvije usporedne crte po dijagonali, a između crta upisuje se riječ „storno“ ili „poništeno“, te ispostavlja nova ispravna uplatnica/isplatnica.
3.1. Čuvanje blagajničkih isprava
Knjiga blagajne i blagajničke isprave čuvaju se najmanje sedam godina (čl. 9. i čl. 12. st. 2. toč. 3. Pravilnika o proračunskom računovodstvu).
Rok čuvanja knjige blagajne i knjigovodstvenih isprava na temelju kojih su uneseni podaci u poslovne knjige počinje teći od zadnjeg dana proračunske godine na koju se odnose.
4. Višak i manjak novca u blagajni
U blagajničkom poslovanju mogu se utvrditi i viškovi i manjkovi gotovine u blagajni. Viškovi ili manjkovi gotova novca obično se utvrde kontrolom kod zaključenja blagajne na kraju radnog dana, a mogu se utvrditi izvanrednim ili redovnim popisom blagajne. Ako je kontrolom blagajne ustanovljeno veće stanje novca od stanja iskazanog u blagajničkom izvještaju, razlika novca je blagajnički višak. Ako je kontrolom blagajne ustanovljeno stanje novca manje od stanja iskazanog u blagajničkom izvještaju, razlika novca je blagajnički manjak.
Za kontrolom utvrđeni blagajnički višak odnosno manjak novca sastavlja se zapisnik. Uz zapisnik prilaže se izjava blagajnika i drugih odgovornih osoba. Na temelju zapisnika i izjava čelnik Institucije donosi odluku o postupanju s viškom/manjkom novca.
Za utvrđeni višak novca zadužuje se blagajna, ispostavlja se blagajnička uplatnica i ista evidentira u blagajničkom izvještaju u stupcu “Primitak”.
Za utvrđeni manjak novca u blagajni ispostavlja se blagajnička isplatnica i upisuje u blagajničkom izvještaju u stupac “Izdatak”.