Aktiva

GODIŠNJI POPIS IMOVINE I OBVEZA KOD PODUZETNIKA

 

Popisom se utvrđuju stvarna stanja imovine i obveza, te s utvrđenim stvarnim stanjem treba uskladiti stanje imovine i obveza u poslovnim knjigama.

Poduzetnik je, sukladno čl. 15. Zakona o računovodstvu dužan popisati svu imovinu i obveze i navesti njihove pojedinačne vrijednosti u količinama i novčanim iznosima, te s popisanim stvarnim stanjem uskladiti knjigovodstveno stanje:

• na početku poslovanja,
• tijekom poslovne godine, a najkasnije s krajem poslovne godine,
• u slučajevima statusnih promjena,
• otvaranja stečajnog postupka ili pokretanja postupka likvidacije.

Ako poduzetnik obavlja popis tijekom poslovne godine, utvrđena stanja treba svesti na stanje na dan 31.12.

Popis imovine treba obaviti i kod promjena cijena dobara, osim ako se knjigovodstvenim evidencijama mogu osigurati podaci o vrijednosti robe na zalihi.

Obveza popisa i dostavljanja popisa zaliha na dan 31. prosinca propisana je i za pojedine kategorije trošarinskih obveznika. Ovlašteni držatelji trošarinskih skladišta obvezni su, uz mjesečno izvješće za mjesec prosinac, koje dostavljaju nadležnom carinskom uredu do 20. u mjesecu za protekli mjesec, priložiti i popis (inventuru) zaliha sa stanjem na dan 31. prosinca.

Mali proizvođači vina obvezni su uz godišnje izvješće, koje dostavljaju nadležnom carinskom uredu do 31. siječnja tekuće godine za proteklu godinu, priložiti i popis zaliha sa stanjem na dan 31. prosinca godine za koju se podnosi izvješće.

Iako je popis zakonska obveza poduzetnika, popis imovine i obveza u interesu je poduzetnika (vlasnika društva, obrtnika i dr.). Naime, popisom robe mogu se otkriti razne nepravilnosti u poslovanju, kao npr. nesavjesno ponašanje radnika prema imovini poduzetnika, neovlašteno otuđivanje imovine od strane radnika ili drugih osoba, knjigovodstvene pogreške, gubitak knjigovodstvenih isprava i dr.

 

1. Organizacija popisa

Postupak i način provođenja popisa nije propisan zakonom. Poduzetnik sam određuje postupak provođenja popisa imovine i obveza, rokove početka i završetka popisa, osnivanje komisija za popis i članova komisije, rok za sastavljanje izvještaja o obavljenom popisu i dr. U svrhu uređivanja istog poduzetnici u praksi često donose opći akt. Popisom imovine i obveza može rukovoditi sam direktor, rukovoditelj bilo kojeg odjela, te bilo koji radnik ili neka treća osoba, uz uvjet da je stručna i kvalificirana za to.

Plan popisa sastavlja osoba određena za rukovođenje popisom (ili centralna komisija).

Planom popisa utvrđuju se:

• pripremne radnje za popis i rokovi za njihovo obavljanje
• redoslijed popisa
• rokovi do kada popis mora biti obavljen (pojedinačno za svaku vrstu imovine i obveza, pojedine lokacije i cijele imovine),
• rokove u kojem će komisija sastaviti i dostaviti izvještaj, te
• rok u kojem će nadležno tijelo raspraviti o popisu te donijeti odluku o utvrđenim viškovima i manjkovima.

Mali poduzetnik, koji ima malo imovine locirane na jednom mjestu obično će ustrojiti samo jednu komisiju. Veliki poduzetnik koji ima veliku količinu imovine i/ili na različitim lokacijama, veliki broj kupaca i dobavljača (potraživanja i obveza) obično osniva više komisija.

Članovi komisije odgovaraju za točnost i realnost popisa i utvrđenih razlika, te pravodobno obavljanje popisa što ovjeravaju i potvrđuju svojim potpisom. Odgovornost članova komisije koji su zaposlenici poduzetnika može se vezati uz povredu radnih obveza u svezi s obavljanjem popisa te uz obvezu naknade prouzročene štete zbog nepravilnog popisa a proizlazi iz ugovora o radu i odredaba Zakona o radu, te općeg akta poduzetnika.

Komisija za popis treba:

• utvrditi stvarnu količinu imovine (brojanjem, vaganje, mjerenjem i sl.),
• utvrditi kvalitetu, upotrebljivost i kurentnost imovine, te u posebne popisne liste upisati zastarjelu, nekurentnu i oštećenu imovinu,
• upisati u popisne liste utvrđena stanja i vrijednost imovine,
• utvrditi razlike (viškove i manjkove),
• utvrditi razloge razlika između stvarnog i knjigovodstvenog stanja,
• dati prijedloge za postupanje s utvrđenim razlikama,
• u popisne liste upisati promjene od dana popisa do kraja godine,
• sastaviti i dostaviti u propisanom roku izvještaj o obavljenom popisu.

S obzirom da komisija treba utvrditi kvalitetu i upotrebljivost imovine, članovi komisije moraju biti kvalificirane stručne osobe, a za procjenu kvalitete i stanja određenih specifičnih vrsta imovine mogu se angažirati i stručni vanjski suradnici (vještaci i sl.).

Tuđu imovinu treba popisati u posebne popisne liste.

Popisne liste smatraju se knjigovodstvenim ispravama (čl. 64. st. 15. OPZ-a).

Na temelju popisnih listi, podaci o stanju imovine i obveza te utvrđenim viškovima i manjkovima unose se u poslovne knjige.

Godišnji popis imovine i obveza treba obaviti krajem poslovne godine. Kako je u praksi teško provedivo da se popis obavlja 31. prosinca, dan stvarnog fizičkog popisa imovine i obveza razlikuje se od dana s kojim se popis provodi (31. prosinac). Stoga je poduzetnik koji popis imovine i obveza obavlja prije ili poslije 31.12., dužan na dan 31.12. s popisanim stanjem uskladiti knjigovodstveno stanje. Usklađenje se provodi temeljem knjigovodstvenih isprava na sljedeći način:

• ako je popis obavljen prije 31.12., stanje utvrđeno popisom treba:

• uvećati za sve ulaze (nabave, povrate i dr.) od dana stvarnog popisa do 31.12. i
• umanjiti za sve izlaze (utroške, prodaje i dr. otuđenja) od dana stvarnog popisa do 31.12.;

• ako je popis obavljen poslije 31.12., stanje utvrđeno popisom treba:

• umanjiti za sve ulaze (nabave, povrate i dr.) od 31.12. do dana stvarnog popisa i
• uvećati za sve izlaze (utroške, prodaje i dr. otuđenja) od 31.12. do dana stvarnog popisa.

 

2. Obavljanje popisa

Popis imovine i obveza obavlja se u nekoliko faza:

1. utvrđivanje stvarnog stanja imovine (brojanjem, vaganje, mjerenjem i sl.) i upisivanje u popisne listiće,
2. unošenje stvarnog količinskog stanja s popisnih listića u popisne liste,
3. upisivanje cijena u popisne liste i utvrđivanje stvarne vrijednosti imovine i obveza,
4. upisivanje u popisne liste knjigovodstvenog stanja, te
5. utvrđivanje razlika (viškova i manjkova).

Popisom treba obuhvatiti svu imovinu i obveze: dugotrajnu nematerijalnu i materijalnu imovinu, dugotrajnu financijsku imovinu, dugoročna potraživanja, odgođenu poreznu imovinu, zalihe sirovine i materijala, sitnog inventara, ambalaže, auto-guma, proizvodnje u tijeku, poluproizvoda, gotovih proizvoda, robe i dr., novac, kratkotrajnu financijsku imovinu, kratkoročna potraživanja, kratkoročne obveze, dugoročne obveze, tuđu imovinu.

 

3. Izvještaj o obavljenom popisu

Nakon obavljenog popisa komisija za popis sastavlja izvještaj o obavljenom popisu koji sadrži:

• mišljenje i prijedlog komisije o postupanju s utvrđenim razlikama,
• mišljenje o postupanju sa zalihama i drugom imovinom koja je oštećena ili iz drugih razloga neuporabljiva,
• mišljenje o sumnjivim, spornim i zastarjelim potraživanjima i obvezama, te
• prijedloge mjera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u materijalno-financijskom poslovanju,
• popisne liste, te
• primjedbe i izjave radnika koji upravljaju/rukuju imovinom za koju su utvrđeni manjkovi odnosno viškovi.

Izvještaj o obavljenom popisu osoba ovlaštena za rukovođenje popisom ili centralna komisija dostavlja upravi ili nadležnom tijelu poduzetnika na razmatranje i donošenje odluka o rezultatima popisa.

 

4. Odlučivanje o popisnim razlikama

Uprava ili drugo nadležno tijelo poduzetnika razmatra izvješće o obavljenom popisu te donosi odluku o:

• postupanju s utvrđenim viškovima i manjkovima,
• evidentiranju popisom utvrđenih viškova i manjkova,
• ispravku vrijednosti i otpisu potraživanja/obveza,
• naplati i plaćanju dospjelih potraživanja/obveza,
• umanjenju vrijednosti i otpisu materijalne imovine,
• kalu, rastepu, kvaru i lomu,
• odgovornosti pojedinih osoba za nastale razlike te terećenju osoba odgovornih za utvrđeni manjak te
• mjerama koje treba poduzeti protiv njih,
• radnjama koje treba poduzeti u cilju smanjenja/eliminiranja nastanka razlika u budućem razdoblju, te
• drugim činjenicama u svezi s popisom.

Odluka o postupanju s popisnim razlikama zajedno s popisnim listama dostavlja se u računovodstvo na knjiženje.

5. Računovodstveni i porezni tretman popisnih razlika

Viškovi i manjkovi utvrđeni popisom evidentiraju se u poslovnim knjigama poduzetnika (analitičkim knjigovodstvima i glavnoj knjizi) temeljem odluke uprave (ili dr. nadležnog tijela poduzetnika) i popisne liste. Pritom posebnu pažnju treba obratiti na porezni tretman utvrđenih razlika.

Za utvrđeni višak dugotrajne i/ili kratkotrajne imovine (opreme, zaliha, novca i dr.) zadužuje se konto odnosne imovine i priznaje prihod. Utvrđeni višak imovine nema obilježje isporuke, te ne podliježe oporezivanju PDV-om. Obveza plaćanja PDV-a za imovinu utvrđenu kao višak nastaje u trenutku prodaje, darovanja ili drugog otuđenja te imovine. Imovina za koju je utvrđen višak u poslovnim knjigama evidentira se po tržišnim cijenama (cijena nove nabave ili cijena koštanja).

Za popisom utvrđene manjkove poduzetnik mora utvrditi odgovornost određene osobe. Manjkovi dobara za koje se ne tereti odgovorna osoba smatraju se izuzimanjem dobara u neposlovne svrhe i podliježu oporezivanju, osim kala, rastepa, kvara i loma, a najviše do visine utvrđene odlukom Gospodarske i Obrtničke komore i manjkova dobara nastalih djelovanjem više sile.

Dopuštena visina manjka u trgovini izražava se u postocima koji se primjenjuju od količine proizvoda prodanih u obračunskom razdoblju. Za trgovinu na veliko, najviši dopušteni normativ manjka utvrđuje se u iznosu od 50% propisanog normativa za utvrđivanje manjka u trgovini na malo.

Obveza obračuna PDV-a na manjak dobara utvrđen popisom nastaje u trenutku kada je manjak utvrđen (čl. 36. st. 8. Pravilnika o PDV-u). To znači da za manjak utvrđen godišnjim popisom, koji se u pravilu obavlja u prosincu, obveza obračuna PDV-a nastaje u prosincu tekuće poslovne godine. Stoga su poduzetnici kojima su podaci o manjkovima poznati do roka za podnošenje zadnje prijave PDV-a za prosinac 2020. tj. do 20.1.2021, dužni poreznu obvezu po manjkovima utvrđenim za 2020. uključiti u Obrazac PDV za 12/2020. i PDV platiti do 31.1.2021.

Porezna osnovica za manjkove utvrđuje se na način koji je propisan za izuzimanja dobara odnosno za isporuke u neposlovne svrhe. Prema čl. 33. st. 4. Zakona, porezna osnovica za manjkove je nabavna cijena tih ili sličnih dobara, a ako je ta cijena nepoznata, tada je porezna osnovica visina troškova utvrđenih u trenutku isporuke.

Ako se za nastali manjak tereti odgovorna osoba, isto se u poreznom smislu smatra isporukom dobara, pa je porezna osnovica tržišna vrijednost tih dobara.

6. Neprovođenje popisa

Za poduzetnike koji ne obave popis imovine i obveza, odredbama čl. 32. st. 1. toč. 11. i st. 2. ZOR-a propisane su novčane kazne:

• za poduzetnika u iznosu od 10.000,00 kn do 100.000,00 kn, te
• za odgovornu osobu poduzetnika u iznosu od 5.000,00 kn do 20.000,00 kn.

Poduzetnik koji ne obavi popis sukladno poreznim propisima kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 2.000,00 kn do 200.000,00 kn, a odgovorna osoba poduzetnika u iznosu od 2.000,00 kn do 20.000,00 kn (čl. 194. st. 2. i st. 4. OPZ-a).

Fizička osoba obrtnik i fizička osoba koja obavlja drugu samostalnu djelatnost koja krajem svake godine ne popiše imovinu i obveze kaznit će se novčanom kaznom od 1.000,00 do 100.000,00 kn.