Aktiva

OBRAČUN TROŠKOVA SLUŽBENIH PUTOVANJA U TUZEMSTVU

Službenim putovanjem u tuzemstvu smatra se putovanje do 30 dana neprekidno, radi obavljanja u nalogu za službeno putovanje određenih poslova njegova radnog mjesta, a u svezi s djelatnosti poslodavca. Ukoliko bi službeni put trajao dulje od 30 dana, tada bi se svaka isplata dnevnice od 1. dana službenog putovanja oporezivala kao plaća (obračun i uplata svih obveznih doprinosa, te poreza i prireza ako je propisan).

Pri odlasku na službeni put poslodavac radniku ispostavlja putni nalog. Putni nalog poslodavac može izdati i osobi koja nije u radnom odnosu, odnosno fizičkoj osobi koje se nakon završenog školovanja nalazi na obveznom praktičnom radu, na dobrovoljnoj praksi ili je na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa. Također putni nalog se, prema odredbama čl. 7. st. 24. PpDOH-a, može izdati i fizičkoj osobi izaslanoj na rad u RH po nalogu inozemnog poslodavca i to u svezi s obavljanjem djelatnosti tuzemnog poslodavca, može ga izdati obrtnik sam sebi, kao i neprofitna organizacija, fizičkim osobama koje za tu organizaciju obavljaju poslove iz njihova djelokruga odnosno za njihove potrebe uz naknadu ili bez.

Poreznim propisima nije propisan oblik putnog naloga, već samo njegov sadržaj, što omogućuje poslodavcima da sami kreiraju izgled putnog naloga prema vlastitim potrebama i koriste ga kao vjerodostojnu ispravu za priznavanje troškova nastalih na službenom putovanju.

Neovisno u kojem obliku se putni nalog izdaje mora sadržavati sljedeće podatke:

• nadnevak izdavanja
• ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje
• mjesto u koje osoba putuje
• svrha putovanja
• vrijeme trajanja putovanja
• vrijeme kretanja na put
• podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat)
• vrijeme povratka sa puta
• potpis ovlaštene osobe
• obračun troškova
• likvidaciju obračuna
• izvješće s puta.

Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci i to osobito: računi za cestarine, računi za parking, putne karte ili u iznimnim i opravdanim slučajevima preslike putnih karata, računi za smještaj i drugo, bez obzira na način podmirenja izdataka.

1. Pravo na naknadu troškova službenog puta

Pravo radnika na naknadu troškova službenog puta nije pravo koje je utvrđeno Zakonom o radu2 već je to pravo za radnike uređeno kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu ili nekim drugim internim aktom poslodavca. Porezni propis poslodavcima određuje uvjete pod kojima se dnevnice i drugi troškovi nastali na službenom putu mogu isplatiti neoporezivo.

Izdaci za službena putovanja kao što su dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u službene svrhe, troškovi noćenja i drugo, obračunavaju se i priznaju na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi podaci navedeni na putom nalogu (čl. 8. st. 2. PpDOH-a). Pod vjerodostojnom se ispravom temeljem čl. 8. st. 1. PpDOH-a smatraju računi, obračuni, odluke, potvrde o cijeni karte i drugo.

Dnevnice za službena putovanja u zemlji jesu naknade koje se isplaćuju za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje. Dnevnice za službeno putovanje isplaćuju se za putovanje iz mjesta u kojem je mjesto rada ili iz mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta radnika koji se upućuje na službeno putovanje u drugo mjesto (osim u mjesto u kojemu ima prebivalište ili uobičajeno boravište), a koje je udaljeno najmanje 30 km radi obavljanja poslova njegovog radnog mjesta navedenih u nalogu za službeno putovanje. Ako se mjesto prebivališta/uobičajenog boravišta radnika razlikuje od mjesta rada, a radnik na službeni put kreće iz mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta, propisanu udaljenost od najmanje 30 km treba računati od mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta radnika od kuda se stvarno i kreće na službeni put.

Nadalje, za neoporezivu isplatu iznosa dnevnice, osim uvjeta udaljenosti moraju biti zadovoljeni i uvjeti propisani čl. 7. st. 2. toč. 19. i 20. PpDOH-a koji određuju da se:

Sukladno odredbama čl. 7. st. 11. PpDOH-a iz dnevnica se ne podmiruju troškovi javnog prijevoza (gradskog/prigradskog) koji se odnose na prvi dolazak u odredište službenog putovanja, od zračne luke, autobusnog ili željezničkog kolodvora ili pristaništa do hotela, odnosno mjesta poslovnog sastanka ako nema potrebe za noćenjem i zadnji odlazak iz odredišta službenog putovanja, od hotela odnosno mjesta poslovnog sastanka ako nema potrebe za noćenjem do zračne luke, autobusnog ili željezničkog kolodvora ili pristaništa, kao i troškovi prijevoza do i od zračne luke, odnosno drugog mjesta polaska/ dolaska javnim prijevozom od i do mjesta iz kojeg je osoba upućena na službeni put (mjesto prebivališta/ uobičajenog boravišta osobe ili mjesto sjedišta poslodavca). Ti se troškovi smatraju troškom prijevoza na službenom putovanju i nadoknađuju radnicima neovisno o dnevnici. Pri tom se pod javnim prijevozom smatra prijevoz autobusom, vlakom, brodom ili u opravdanim slučajevima automobil/taksi prijevoz.

Kada je na služenom putovanju na teret poslodavca radniku osigurana prehrana, osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice koji se isplaćuje u novcu umanjuje se za 30%, odnosno ako su osigurana dva obroka (ručak i večera) neoporezivi iznos dnevnice umanjuje se za 60% (prema čl. 7. st. 13. PpDOH-a). Istom odredbom PpDOH-a propisano je da se doručak koji je uračunat u cijenu noćenja (ukoliko osoba na službenom putovanju provodi više dana i koristi uslugu noćenje s doručkom) smatra troškom noćenja i ne smatra se osiguranom prehranom.

Smatrat će se da je osobi osigurana prehrana i ako je obrok (ručak i/ili večera) osiguran:

• u cijeni kotizacije za prisustvovanja seminarima, stručnim savjetovanjima i slično,
• u cijeni karte za putovanje brodom,
• u cijeni zrakoplovne putničke karte, zbog prekida putovanja ili
• iz sredstava reprezentacije poslodavca.

Znači, ako je radnik na službenom putu u zemlji proveo više od 12 sati, a osiguran mu je jedan obrok (ručak ili večera), poslodavac mu može neoporezivo u novcu isplatiti dnevnicu u iznosu do 140,00 kn, odnosno ako je službeno putovanje trajalo više od 8, a manje od 12 sati tada se radniku može neoporezivo isplatiti dnevnica u iznosu do 70,00 kn. Međutim, ako su radniku osigurana dva obroka (i ručak i večera), a radnik je na službenom putu proveo više od 12 sati, neoporezivi iznos dnevnice koji mu poslodavac može isplatiti iznosi do 80,00 kn ili ako je putovanje trajalo više od 8, a manje od 12 sati, tada mu poslodavac može neoporezivo isplatiti dnevnicu u novcu u iznosu do 40,00 kn. Ukoliko poslodavac radniku isplati dnevnicu u iznosu višem od propisanog neoporezivog iznosa, jer tako propisuje pravilnik o radu ili kolektivni ugovor, razlika iznad propisanog neoporezivog iznosa oporezuje se na isti način kao i plaća radnika.

Osim javnog prijevoza radniku se za službeno putovanje može odobriti korištenje privatnog automobila ili korištenje službenog vozila. Ako se radniku za odlazak na službeno putovanje odobri korištenje privatnog automobila tada mu se naknada za korištenje privatnog automobila u službene svrhe neoporezivo može isplatiti do 2,00 kn po prijeđenom kilometru. Na putnom nalogu bitno je navesti da se odobrava upotreba privatnog automobila za službeni put, treba navesti marku i registarsku oznaku automobila. Također, radniku koji na službeni put odlazi automobilom nadoknaditi će se i ostali izdaci nastali tijekom službenog puta, kao što su troškovi cestarine, mostarine, tunelarine i sl.

Ako radnik za prijevoz na službenom putu koristi službeno vozilo poslodavca, u tom slučaju troškove koji nastaju u vezi s korištenjem vozila (održavanje vozila, gorivo i sl.) može podmiriti poslodavac na temelju izravno ispostavljenog računa društvu (npr. Ina će poslodavcu na kraju mjeseca poslati račun za gorivo), no moguće je i da te troškove podmiri radnik iz vlastitih sredstava. U tom se slučaju navedeni troškovi mogu priložiti putnom nalogu i biti će sastavni dio troškova koje će poslodavac nadoknaditi radniku.

Naknada troškova noćenja na službenom putovanju priznaje se u visini stvarnih izdataka. To znači da se izdatak za smještaj na službenom putovanju obračunava i isplaćuje temeljem vjerodostojne dokumentacije, odnosno u visini primljenog računa za noćenje dobivenog od hotela, privatnog apartmana i sl.

Na službenom putovanju, osim troškova prijevoza i troškova smještaja, mogu nastati i neki drugi troškovi koje podmiruje poslodavac, kao što su npr. izdaci za iznajmljivanje računalne opreme, projektora, izdaci za najam dvorane i sl.

Poreznim propisima nije utvrđen rok za obračun troškova nastalih na službenim putu, odnosno za ispunjavanje putnog naloga. Mišljenja smo da se putni nalog treba predati na obračun i isplatu u razumnom roku od nekoliko dana po povratku sa službenog puta. Taj rok poslodavac može propisati svojim internim aktom, pravilnikom o radu i sl.

2. Naknada troškova službenih putovanja osobama koje nisu u radnom odnosu

Prema poreznim je propisima neoporeziva naknada troškova nastalih na službenom putovanju uglavnom predviđena za zaposlenike. No u praksi je često slučaj da se na službeno putovanje moraju uputiti i druge fizičke osobe povezane s društvom, vanjski suradnici i sl. Te se naknade troškova službenih putovanja osobama koje nisu zaposlenici društva, uglavnom oporezuju sukladno čl. 39. ZpDOH, odnosno kao drugi dohodak. U nekim se slučajevima navedeni troškovi mogu isplatiti neoporezivo. Ako poslodavac nadoknađuje stvarno nastale troškove na službenom putu osobama koje nisu zaposlene u društvu tada se pri isplati podmireni trošak smatra neto primitkom koji je potrebno obračunati na bruto iznos uz pomoću koeficijenta, te prilikom isplate obračunati i platiti doprinose, porez i prirez kao za primitak, tj. drugi dohodak. Primici koji se oporezuju kao drugi dohodak isplaćuju se isključivo na žiroračun osobe koja je primitak ostvarila, a ako se troškovi podmiruju izravno dobavljačima, hotelima, avio-kompanijama i sl., takav se primitak smatra primitkom u naravi.

3. Trošak službenih putovanja u neprofitnim organizacijama

U neprofitnim se organizacijama troškovi službenih putovanja, troškovi prijevoza, smještaja, dnevnica, naknada za korištenje privatnog automobila u službene svrhe i drugi troškovi mogu do određenog iznosa neoporezivo nadoknaditi fizičkim osobama koje nisu zaposlenici neprofitne organizacije i ne primaju naknadu za svoj rad, a za potrebe neprofitne organizacije obavljaju poslove iz njihova djelokruga, odnosno za njihove potrebe. Navedenim fizičkim osobama neoporezivo se mogu isplatiti svi troškovi nastali po osnovi službenih putovanja, do propisanog iznosa kao i za zaposlene osobe. Međutim, osobama koje nisu zaposlenici i za svoj rad u neprofitnoj organizaciji primaju naknadu, mogu se neoporezivo priznati samo troškovi prijevoza i noćenja na službenom putovanju pod uvjetom da računi o obavljenim uslugama prijevoza i noćenja glase na isplatitelja, neprofitnu organizaciju. Također, neprofitne organizacije neoporezivo mogu priznati i naknadu za korištenje privatnog automobila u službene svrhe, ali samo za osobe s invaliditetom koje u skladu s propisom kojim je uređen znak pristupačnosti u trenutku odlaska na službeni put imaju pravo na znak pristupačnosti (čl. 6. st. 8. PpDOH-a).