SAVJETI ZA RAD S VOLONTERIMA
Svaka organizacija prije angažiranja volontera treba se zapitati u koju svrhu će angažirati volontere, na koje vremensko razdoblje, koja će biti njihova uloga u samoj organizaciji, odnosno za što im je zapravo potreban angažman volontera. Pri odgovoru na ta pitanja u fokus trebaju staviti svoje programe, projekte, ciljeve tih projekata, kao i organizacijsku strukturu organizacije. Motivi za angažiranjem volontera u svakoj organizaciji mogu biti različiti. Naime, neke organizacije uključuju volontere za prikupljanje potrebnih financijskih sredstava, lakšeg otvaranje puta prema lokalnoj zajednici, otvaranja novih vidika, povećanja medijske vidljivosti, a kod angažiranja međunarodnih volontera stjecanje međunarodnih kompetencija i iskustva. Dok neke organizacije angažiranjem volontera nastoje ojačati kapacitete organizacije sudjelovanjem u upravljanju udruge kroz članstvo upravnog odbora, usvajanje novih stručnih znanja i vještina, što će im pridonjeti daljnjem razvoju. To su samo neki od motiva, a sve ovisi o potrebama pojedne organizacije i segmentu njezina djelovanja u društvnoj zajednici.
- Analiza potreba
S ciljem kvalitetnijeg planiranja i izrade volonterskih programa, potrebno je provesti analizu potreba. Naime, izrada nekvalitetnih programa zasigurno neće doprinijeti zadovoljstvu ni volontera kao sudionika volontiranja usluga, a niti organizacije kao organizatora volontiranja, a u konačnici ostvarenju ciljeva, što se negativno može odraziti i na provedbu projekta. Stoga, se ispitivanje potreba na temelju kojih će se kreirati volonterski program može provesti na nekoliko načina. Na primjer koje će konkretne beneficije od volontiranja imati sami korisnici volonterskih usluga, koje će prednosti donijeti organizatoru volontiranju, odnosno kreatoru programa, a u konačnici od kakve koristi će to biti za cjelokupnu društvenu zajednicu. U slučaju posjedovanja rezultata prethodnih istraživanja o evaluaciji volonterskih programa, ti rezultati mogu poslužiti kao smjernice za kreiranje volonterskih programa, te tada nije nepohodno provoditi analizu potreba. Analize potreba se mogu provesti kroz:
- Organizirane intervjue
- Korištenje upitnika i anketa
- Organiziranjem fokus grupa, itd.
- Angažiranje volontera
Kod sklapanja ugovora s volonterima treba voditi računa da se usklade potrebe i interesi organizacije sa stručnim kompetencijama volontera i njihovim afinitetima. Što su interesi obiju strana usklađeniji, to su veće šanse da će provedba volonterskog aranžmana biti uspješnija. U suprotnome nezadovoljstvo volontera, a i same organizacije rezultirati će neželjenim učinkom na provedbu projekta, a time i ostvarenje postavljenih ciljeva. Prije angažiranja volontera treba definirati i opis posla koji bi trebao biti što detaljnije i praktičnije napisan, a koji će uključivati sljedeće elemente:
- Naziv radnog mjesta
- Lokaciju rada
- Svrhu radnog mjesta
- Radno vrijeme
- Zaduženja i odgovornosti
- Izvještavanje o provedbi programa
- Osobu nadležnu za rad volontera (koordinatora)
- Potrebne stručne kvalifikacije
- Osobne karakteristike
- Pogodnosti za volontere.
Koordinator volontera je osoba koja će tijekom provedbe volonterskog programa biti odgovoran za rad volontera, vršiti njihovu obuku, pružati stručnu podršku, obavljati nadzor nad izvršenjem volonterskih aktivnosti, itd.
- Oglašavanje potrebe za volonterima
Nakon sastavljanja opisa posla, potrebno je kroz različite načine oglasiti potrebu za angažiranjem volontera za rad na određenom projektu kao na primjer putem web stranice volonterskih centara, tiskanih i elektroničkih medija, oglasnih ploča fakulteta, itd.
Selekcija potencijalnih volontera može se izvršiti kroz nekoliko različitih tehnika, a sve ovisi o opisu posla i potrebi profila volontera.
Prije potrage za volonterima određenog profila prema stručnom znanju i vještinama potrebno je pronaći odgovore na slijedeća pitanja:
- Koji projekt se treba provesti
- Tko bi mogao biti zainteresiran za njegovu provedbu
- Gdje se mogu naći potencijalni volonteri
- Na koji način uspostaviti komunikaciju
- Koja bi bila njihova motiviranost za uključivanje u provedbu projekta
Pasivni oblik pronalaženja volontera provodi se kroz duže vremensko razdoblje. Radi se o indirektom pronalaženju volontera preko preko postojećih volontera, prijatelja i rođaka vaših volontera, klijenata , donatora, zaposlenika….
- Intervju kod odabira volontera
Provođenjem kvalitetnog i strukturiranog intervjua utvrditi će se stavovi i motivacije kandidata, stručna znanja i vještine, dosadašnje radno iskustvo…U tu svrhu mogu se koristiti i pripremljena pitanja za kandidatevolontiranja. Osoba koja će voditi intervju treba posjedovati vještine dobre komunikacije, umijeće slušanja i pregovaranja…U većini slučajeva u organizaciji je to u domeni višeg osoblja. Intervju se treba obavljati u prostorijama organizacije, a nakon završetka selekcije preporučuje se potencijalne kandidate obavijestiti o rezultatima selekcije.
- Monitoring i supervizija
Tijekom provedbe volonterskog programa potrebno je kontinuirano obavljati monitoring i superviziju. Tim aktivnostima obavlja se evaluacija uspješnosti programa, po potrebi provodi revidiranje programa, angažiraju dodatni volonteri, vrše dodatne edukacije…Na osnovu monitoringa izvlače se lekcije za planiranje budućih volonterskih programa, kao i poboljšanje i unapređenje suradnje s volonterima i korisnicima usluga.
Monitoring se obavlja tijekom procesa provedbe volonterskih aktivnosti, kada se vrši nadzor nad tim aktivnostima, odnosno da li se obavljaju u skladu sa zadanim planom, te da li njihovo izvršavanje postiže uspješnost.
S druge strane svrha supervizije je da na učinkovit način strukturira stečeno volontersko iskustvo, koje će im kroz duži vremenski period poslužiti za osobni i profesionalni razvoj. Pomoću nje se trebaju stvoriti uvjeti u kojima će volonteri moći iskazati svoje mišljenje i poglede na situacije i probleme s kojima se susreću u svakodnevnom radu, kao i moći dobiti od odgovornih osoba adekvatne odgovore i stručne savjete za njihovo rješavanje. Supervizija posebno dolazi kod izražaja kod rada volontera s posebnim skupinama korisnika, iz razloga što taj rad zahtijeva socijalne i emotivne vještine volontera, te dodatan napor. Razmjena iskustva između volontera također može biti od velike koristi.
Rezultati monitoringa i supervizije mogu pokazati nekoliko ključnih stvari:
- Da volonterski program nije dobro kreiran, te da ga je potrebno revidirati ili izgraditi novi
- Da određeni volonteri nisu ispunili potrebna očekivanja
- Da je volonterima potrebno stjecanje dodatnih stručnih znanja i vještina
- Evaluacije
Na kraju provođenja volonterskog programa izvršava se evaluacija u kojoj sudjeluju svi dionici iz programa. Evaluacija se koristi za procjenu uspješnosti volonterskog programa. U obzir se mogu uzeti slijedeći parametri:
- Učinci provedbe programa na uspješnost rješavanja određenog problema i njegova financijska održivost
- Učinci i uspješnost programa na osobni razvoj volontera
- Beneficije programa za korisnike usluga volontiranja
- Učinci i uspješnost na razvoj organizatora volontiranja
- Savjeti za unapređenje programa, te pokretanje i razvijanja novih programa
- Savjeti za provedbu novih analiza potreba za pokretanje novih programa ili unapređenje postojećih.
U praksi bi na evaluacijckom sastanku svi sudionici programa trebali raspraviti o svim parametrima programa, koji su uočeni nedostaci, kakve poteškoće se javljaju u samoj provedbi programa, na koji način postići napredak, koji su se uspjesi postigli, te kako se to odražava na volontere a kako na organizaciju. Ocijeniti uspješost motivacije volontera, te indetificirati one volontere koji su izgubili motivaciju za daljnjjim radom kako bi ih se preusmjerilo na nove zadatke i pružii novi izazovi.
Temeljem rezultata evaluacije, ne procjenjuje se samo uspješnost provedbe programa, nego se planiraju i budući koraci za relizaciju novih programa. Za procjenu uspješnosti mogu se koristiti i evaluacijski uoitnici koji će biti sastavljeni na osnovu pojedinog volonterskog programa i osoba koja će popunjavati taj upitnik, a koji će biti sastavljen od pitanja koji bi trebali uključivati navedene parametre.
- Pravilnik o radu s volonterima
Korisno je napraviti po uzoru pravilnika za osobe u radnom odnosu, i interni pravilnik o radu volontera, posebice kada se radi o angažmanu na duži vremenski period. Područja koja bi pravilnik mogao uključivati mogla bi biti:
- Svrha volonterskih programa
- Razvoj volonterskih pozicija
- Proces prijavljivanja volontera
- Osmišljavanje i provođenje strategija za privlačenje volontera
- Selekcija volontera
- Trening volontera
- Supervizija volontera
- Vrednovanje rada volontera
- Evaluacija
Sa njegovim sadržajem trebalo bi upoznati sve zaposlenike organizacije, koordinatora volontera, te volontera zaduženog za rad volontera i naravno same volontere.
- Vrednovanje rada volontera
Preporučljivo je razvijati sustav vrednovanja rada volontera. Na taj način moglo bi se doprinjeti konkurentnosti volontera na tržištu rada, a ujedno i motivirati nezaposlene i zaposlene osobe, te mlađu populaciju za angažman kao volontera u volontiranju.Moguće je razvijati i voditi za volontere volonterski portfolio koji bi uključivao informacije o volonterskom angažmanu, duljini trajanja angažmana, stečenim znanjem i vještinama, beneficijama ostvarenog volontiranja za društvenu zajednicu….Volonteri bi portfolio mogli iskoristiti kod budućeg zapošljavanja, napredovanja tijekom radnog odnosa, stručnih usavršavanja, itd. Organizacije mogu davati volonterima i pismene preporuke o njihovom radu koje mogu iskoristiti prilikom traženja posla.